Dokumentenarchiv (DMS). Versiegelt. Auffindbar. Nachweisbar.

CORESPC legt Zeugnisse, Prüfpläne, Berichte, Verkaufsdokumente und Reklamationsunterlagen zentral in einem Archiv ab – geordnet nach Kategorie, Jahr und Monat. Dokumente lassen sich nach Kunde, Auftrag, Charge, Zeugnisnummer, Sprache, Status und Zeitraum filtern; neu angelegte Dokumente sind zusätzlich per Volltext durchsuchbar. Eine gefilterte Ansicht kann als Link geteilt werden.

Zeugnisse werden mit Nummer und Revision geführt. Wird ein Zeugnis ersetzt oder widerrufen, bleibt die ältere Fassung sichtbar und als nicht mehr gültig gekennzeichnet. Zu einem gültigen Zeugnis lassen sich weitere Sprachfassungen (Deutsch, Englisch) erzeugen, ohne ein neues Zeugnis auszustellen. Der Versand an den Kunden geschieht nie automatisch, sondern nur nach ausdrücklicher Bestätigung – mit Protokoll über Empfänger, Zeitpunkt und versendete Fassung.

Jede Datei wird mit einem Hash versiegelt, bei Bedarf mit externem Zeitstempel. Eine Integritätsprüfung zeigt, ob eine Datei seit der Ablage verändert wurde oder fehlt. Öffnen und Herunterladen werden protokolliert, vertrauliche Dokumente können auf ausgewählte Berechtigte beschränkt werden.

Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungssperren sind hinterlegt; eine Löschung erfolgt nur per Antrag mit ausdrücklicher Freigabe und Protokoll. Dokumente, die nicht aus dem System entstehen, werden manuell mit Pflicht-Metadaten abgelegt – Dubletten werden erkannt. Ausgewählte Dokumente lassen sich als ZIP laden, die Trefferliste als CSV exportieren.